如果没有掌握PowerPoint中每种工具的使用方法，也没有充分地了解PowerPoint相关知识，是很难制作出一份优秀的演示文稿的。“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。”在设计制作一份合格的演示文稿之前，不妨先了解制作演示文稿的工具——MicrosoftPowerPoint，然后再一步一步地学习如何设计制作演示文稿吧！
1.1关于PPT你不知道的那些知识
作为职场中最有设计感的PowerPoint，你对什么概念知之甚少？又有什么名称你熟悉却叫不准？在各种演示文稿中，那么多的后缀名或格式又如何区分？接下来就带大家了解关于PPT你不知道的那些知识。
1.1.1什么是PPT？演示文稿和幻灯片又是什么
PPT是PowerPoint的缩写，而PowerPoint则是微软公司推出的Office办公软件系列中的软件之一，如图1.1-1所示。PPT是用来制作和播放演示文稿的一款应用程序。但由于该应用程序使用范围广泛，几乎成了演示文稿的代名词，所以，在工作中，PPT与演示文稿基本上是不做区分的。
在中文名称中，演示文稿和幻灯片的含义常常被混淆。其实，演示文稿用于介绍和说明某个问题或事务的范围更加广泛，它包含了幻灯片、演讲备注和大纲等。而在我们使用PowerPoint来制作演示文稿时，其中的某一页叫作幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。所以大家可以将演示文稿理解成一本书，而幻灯片就是书中一页页的内容，二者是包含与被包含的关系。
1.1.2“.ppt”格式与“.pptx”格式有什么区别
点击鼠标右键创建文件时，我们就能看到PPT格式的文件有两种拓展名，即“*.ppt”和“*.pptx”。在创建新的演示文稿时，文件拓展名的表现如图1.1-2所示。
说到这里，大家一定要知道一个小知识：PPT是由美国名校伯克利大学的博士RobertGaskins发明的，由微软公司收购并发扬光大。最初他带领的公司编写PowerPoint时还不确定这个应用的未来，但当时他们已经预见到了微软未来的广阔前景，所以在给文件命名时还是遵循了微软的规则，就是后缀名不能超过3个字母，文件名不能超过8个字母。而在新的微软系统中，已经没有了后缀名只能是3个字母的限制，所以MSOfficePowerPoint2007之后的版本中就出现4个字母的后缀名，如“*.pptx”，其中的“x”是基于XML（可扩展标记语言）而来的。这种新的文件格式可以缩小文件的大小，并提高安全性和可靠性。
大家可以这样理解，“*.ppt”格式为MSOfficePowerPoint2003之前的版本生成的，它的优点是可以兼容所有版本的PowerPoint，缺点是不支持一些新的效果和功能；“*.pptx”格式为MSOfficePowerPoint2007之后的版本生成，所以只有较新版本的PowerPoint软件才可以打开，并且有很多新的功能与特效可以使用。
1.1.3PPT与PPS的区别是什么
上文中说到，PPT是制作演示文稿的一款软件，同时，它也是一种文件格式；而PPS也是PowerPoint文件格式的一种。二者分别表现为“*.ppt”和“*.pps”。
PPS的全称为PowerPointShow，也叫PowerPoint放映。这种格式的特点是打开即可放映文件，比较适合做演示时使用，这样就省去了先打开PowerPoint再点击演示按钮的麻烦。不过，这种格式的文件不能直接修改，如果需要对这种格式的文件进行修改，可以单击文件属性，改成“*.ppt”格式再进行修改。
在使用PowerPoint制作演示文稿时选择“另存为”，在“保存类型”的下拉选项中有保存成PowerPoint放映“*.pps”格式的选项（见图1.1-3）。图1.1-3中的“*.pps”格式由MSOfficePowerPoint2003之前的版本生成，“*.ppsm”格式则由MSOfficePowerPoint2007之后的版本生成。
